O potrzebie wykonywania regularnych kopii zapasowych wiedzą wszyscy. Nawet jeśli ktoś jeszcze nie do końca zdaje sobie z tego sprawę, to zauważy taką konieczność po pierwszej awarii dysku twardego, uszkodzeniu systemu plików czy przypadkowym usunięciu ważnego pliku. Prawa Murphy’ego sugerują, że wydarzy się to wcześniej lub później, z pewnością zaś w najmniej oczekiwanym momencie. Dlatego warto dobrze się przygotować na tę okoliczność.
Wykonywanie kopii zapasowej danych i archiwizacja danych to pojęcia oznaczające dwa procesy, których częścią wspólną są dane, a które różnią się celem, przebiegiem i wykorzystywanymi środkami. Kopia zapasowa powinna umożliwiać szybkie przywrócenie systemu do działania w przypadku awarii. Ze względu na koszty, w praktyce stosuje się zawsze nośniki wielokrotnego zapisu. Archiwizacja najczęściej wykonywana jest na nośnikach tańszych od twardego dysku. Przy archiwizacji danych istotne znaczenie ma czas życia nośników danych i właściwy sposób ich przechowywania.
Ze względu na sposób dodawania plików do archiwum, rozróżniamy następujące rodzaje kopii:
- kopia pełna — kopiowane są wszystkie pliki, niezależnie od daty ich ostatniej modyfikacji, najczęściej stanowi podstawę dla kopii różnicowych i przyrostowych. Wykonanie kopii może być czasochłonne. Odzyskiwanie danych jest szybkie, wymagany jest tylko jeden nośnik.
- kopia przyrostowa — kopiowane są pliki, które zostały zmodyfikowane (lub utworzone) od czasu wykonania ostatniej pełnej lub przyrostowej kopii. Czas wykonywania kopii może być dość krótki. Odtworzenie danych wymaga odtworzenia najpierw ostatniego pełnego backupu, a następnie wszystkich następujących przyrostowych.
- kopia różnicowa — kopiowane są pliki, które zostały zmodyfikowane (lub utworzone) od czasu wykonania ostatniej pełnej kopii. Czas wykonywania kopii różnicowej jest stosunkowo krótki, ale rośnie wraz z każdą kolejną kopią. Odtworzenie danych wymaga odtworzenia najpierw ostatniego pełnego backupu, a następnie ostatniej kopii różnicowej.